Во многих компаниях стандарты обслуживания клиентов уже написаны, обычно в виде файла на пять-шесть страниц, собранного при открытии отдела: быть вежливым, улыбаться голосом, не заставлять клиента ждать, решать вопрос с первого обращения. Каждый новичок его подписывает, и больше этот файл никто не открывает.
При первом же разборе спорной ситуации от такого файла мало толку. Клиент оставил заявку в пятницу вечером, перезвонили ему во вторник. Менеджер пообещал скидку, которой нет в прайсе. Клиент пожаловался по телефону, а в CRM от жалобы не осталось следа. Руководитель открывает документ, чтобы понять, что из этого считать нарушением, и ответа не находит: «не заставлять ждать» ничего не говорит о том, сколько ждать можно, а про скидки и жалобы там ни строчки.
Получается, что стандарт формально есть, а спросить по нему не с чего. Два человека, прослушав один и тот же звонок, ставят разные оценки, менеджер спорит, и разговор с ним уходит в ощущения.
Ниже стандарт обслуживания разобран как рабочий документ отдела продаж и колл-центра. Из каких разделов он состоит, как сформулировать правило так, чтобы его выполнение было видно (опора - ГОСТ Р ИСО 10001-2009), как ввести документ в действие и как сверять его с телефонией, CRM и записями звонков. Правила самого разговора - приветствие, удержание, перевод, завершение - здесь не повторяются: они собраны в статье про телефонный этикет, а в стандарте занимают один раздел из девяти.
Каждую неделю разбираем контроль качества звонков и работу отдела продаж: показатели, разборы, ошибки. Всё это выходит в нашем канале M.I.L.O. | ИИ-контроль продаж.
Стандарты обслуживания клиентов - это что и чем они отличаются от скрипта и этикета?
Коротко: стандарт обслуживания описывает, что клиент получит при любом менеджере и в какой срок, и по каким следам это проверить. Скрипт и этикет касаются только самого разговора, в стандарте каждый из них занимает по одному разделу.
Стандарт обслуживания клиентов - документ, в котором компания записывает свои обещания клиенту и действия сотрудников на всём пути обращения: от звонка или заявки до следующего контакта. Сюда входят сроки ответа и перезвона, обязательные шаги разговора, запреты, маршрут жалобы и то, что менеджер вносит в CRM после звонка.
В ГОСТ Р ИСО 10001-2009 такие обещания названы правилами и определены как «Обязательства, данные потребителю организацией относительно достижения удовлетворенности потребителя» (п. 3.1). Определение держится на слове «обязательства». Правило стандарта описывает, что компания берёт на себя перед клиентом, а отсюда уже выводится, что должен сделать сотрудник.
С соседними документами стандарт путают постоянно, поэтому вот разница в одной таблице.
| Стандарт обслуживания | Скрипт | Телефонный этикет | |
|---|---|---|---|
| Что описывает | обещания клиенту и действия на всём пути обращения | ход разговора одного типа | манеру разговора |
| Пример пункта | «пропущенный входящий перезваниваем в течение N минут» | «после приветствия - два вопроса о задаче клиента» | «называет компанию и имя до первого вопроса» |
| Что происходит до и после звонка | входит: перезвон, запись в CRM, жалоба | не входит | не входит |
| Где видно выполнение | телефония, CRM, запись, отзыв клиента | запись | запись |
Клиентоориентированность в этой схеме стоит уровнем выше: это принцип, который стандарт переводит в конкретные действия, доступные проверке. Что означает сам принцип и как он звучит в разговоре, разобрано в статье про клиентоориентированность. Из каких блоков собирается текст разговора, описано в разборе скрипта продаж по телефону.
В итоге скрипт отвечает на вопрос «что сказать», стандарт - на вопрос «что клиент получит и когда». Хороший скрипт при плохом стандарте даёт отличный разговор с клиентом, которому перезвонили через три дня.
Есть ли ГОСТ на стандарты обслуживания клиентов?
Обязательного ГОСТ, по которому компания должна писать стандарт обслуживания, нет. Есть добровольные документы, и три из них полезно знать, когда садишься писать свой.
- ISO 18295-1:2017 - международный стандарт требований к центрам обслуживания клиентов. Судя по аннотации, он применяется и к собственным, и к аутсорсинговым контакт-центрам любого размера, во всех отраслях и каналах, включая входящие и исходящие обращения, а показатели (KPI) задаёт там, где они нужны. Российской версии в виде ГОСТ Р в открытых фондах стандартов мы не нашли.
- ГОСТ Р 55540-2013 «Качество услуги "Услуга центра обработки вызовов". Показатели качества», введён с 1 января 2014 года. Устанавливает перечень основных показателей качества услуг центра обработки вызовов с точки зрения пользователя. Подходит и собственным, и аутсорсинговым центрам, в том числе для разработки требований к их услугам.
- ГОСТ Р ИСО 10001-2009 «Менеджмент качества. Удовлетворенность потребителей. Рекомендации по правилам поведения для организаций» - про то, как формулировать обещания клиенту и проверять их выполнение. Действует с 1 июля 2010 года до 1 февраля 2027 года, на смену ему указан ГОСТ Р ИСО 10001-2026. Цитаты в статье даны по редакции 2009 года: в новой номера пунктов могут отличаться.
Для жалоб есть отдельный ГОСТ Р ИСО 10002-2020. Как он ложится на телефонный разговор и какие сроки ответа на претензию установлены законом, разобрано в статье про работу с жалобами клиентов.
Сертификацию по ISO 18295 проходят в основном крупные контакт-центры. В 2024 году площадки «Ростелеком Контакт-центра» прошли ресертификационный аудит, который в новости ComNews назван аудитом «по российской версии стандарта ISO 18295» (номер ГОСТ там не указан); аудит проводил Международный институт сертификации контактных центров, сертификат выдан на шесть лет.
Отделу продаж из десяти человек сертификация ни к чему, да и сам ГОСТ Р ИСО 10001-2009 прямо оговаривает, что он «не предназначен для целей сертификации или заключения контрактов». Из этих документов берут метод: как формулировать правило, какими показателями мерить, как часто проверять. Сам текст стандарта придётся написать под свой продукт, свою телефонию и свою CRM.
Зачем отделу продаж стандарт обслуживания, если уже есть скрипт?
Скрипт управляет тем, что звучит внутри разговора, а заметная часть клиентов теряется до разговора и после него: пропущенный звонок, перезвон на следующий день, обещание «пришлю расчёт» без срока, жалоба, которая не дошла до CRM. В скрипте для этих мест строк нет, а в стандарте под каждое из них есть раздел.
Телефон для клиента остаётся каналом, по которому он судит о компании. Новофон, вендор облачной телефонии, опросил 1 600 человек; метод и период опроса в публикации не раскрыты. По этому опросу 15% готовы отказаться от услуг компании, если у неё нет возможности принять звонок, а 19% считают неотвеченные звонки признаком компании-однодневки. Полностью обойтись без звонков в общении с компаниями готовы только 36%. Цифры вендора, который продаёт телефонию, стоит читать с поправкой на его интерес, но направление понятное: для части клиентов пропущенный звонок говорит о самой компании.
Вторая причина - разброс между менеджерами, когда каждый работает по своему пониманию хорошего звонка, а руководитель проверяет по своему. В одном из наших кейсов, производственной компании с 28 менеджерами в четырёх отделах, скрипт и чек-лист были, а контроль держался на одном человеке. Когда все звонки за день прошли через дерево оценки, выяснилось, что в этом кейсе нарушается половина проверяемых пунктов чек-листа. Это один кейс, и переносить его цифру на другой отдел нельзя. Зато он хорошо показывает разрыв, ради которого стандарт и проверяют: документ лежит в папке, в звонках его нет.
Третья причина - деньги, которые в сервисе обычно считают через удержание клиентов. В финансовых услугах, по оценке Bain & Company 2001 года, рост удержания клиентов на 5% давал больше 25% прибавки прибыли. Оценка старая, отраслевая, методика в публикации не раскрыта. Она годится как довод, что сервис считают в деньгах, но прогнозом для вашего отдела не служит.
Из каких разделов состоит стандарт обслуживания для отдела продаж и колл-центра?
Девять разделов покрывают путь обращения от первого гудка до записи в CRM. Порядок можно менять, но каждый раздел закрывает отдельное место, где клиента теряют, и выбрасывать их стоит только осознанно.
| № | Раздел | Что записать | Где видно выполнение |
|---|---|---|---|
| 1 | Область и каналы | кого касается (менеджеры, операторы входящей линии) и какие звонки: входящие, исходящие по заявкам, повторные | - |
| 2 | Обещания клиенту | 3-5 обещаний, которые компания выполняет при любой загрузке, у каждого срок | телефония, CRM |
| 3 | Доступность | срок ответа на входящий, срок перезвона пропущенного, что происходит в нерабочее время | телефония |
| 4 | Обязательные шаги разговора | 5-7 действий по этапам звонка | запись |
| 5 | Запреты | что менеджер не обещает и не говорит | запись |
| 6 | Этикет | отсылка к правилам разговора отдела | запись |
| 7 | Маршрут жалобы | кто принимает, кому передаёт, в какой срок клиент получает ответ | CRM и запись |
| 8 | Фиксация в CRM | что и до какого времени вносится после звонка | CRM, сверка с записью |
| 9 | Проверка и пересмотр | кто проверяет, по каким источникам, когда документ пересматривают | отчёт проверки |
Несколько замечаний к таблице, которые обычно всплывают при первом черновике.
Обещаний должно быть мало. Три-пять пунктов, которые компания выполнит и в понедельник утром, и в последнюю неделю квартала. Каждое лишнее обещание - ещё одно место, где вас поймают на невыполнении. Если отдел не может перезванивать за пятнадцать минут в пиковые часы, это обещание в стандарт не пишут, пока не поменяется загрузка или маршрутизация.
Обязательные шаги - это минимум, без которого звонок считается проведённым плохо. Удобно раскладывать их по этапам разговора: приветствие, выявление потребности, презентация, работа с возражениями, фиксация следующего шага, завершение. На каждый этап - одно-два действия. Всё, что сверх минимума, остаётся в скрипте, иначе стандарт разрастается до тридцати страниц и перестаёт читаться.
Этикет занимает одну строку вида «правила разговора - приложение 1». Сами правила удобнее держать приложением: их чаще правят, и весь документ при этом заново утверждать не придётся.
Раздел проверки пишут одновременно с правилами. Если при составлении правила непонятно, кто и по какому источнику будет его проверять, правило сформулировано неудачно. Об этом следующий раздел.
Весь документ без приложений помещается на две-три страницы. Если выходит больше, скорее всего, в него попали тексты скрипта или общие слова о ценностях компании.
Как сформулировать правило стандарта, чтобы его можно было проверить?
Коротко: правило годится в стандарт, если его выполнение видно в записи звонка, отчёте телефонии или CRM и два проверяющих по одному звонку ставят одинаковую оценку. Всё остальное остаётся пожеланием.
ГОСТ Р ИСО 10001-2009 даёт к формулировке требование и рекомендацию. Требование: «Правила должны быть четкими, краткими, точными, не вводящими в заблуждение и написанными простым языком» (п. 6.4). Рекомендация стоит в примечании к п. 6.1: «Рекомендуется цели правил формулировать таким образом, чтобы их выполнение можно было измерить».
В переводе на язык отдела продаж правило складывается из четырёх частей: кто делает, что именно делает, в какой срок или в какой момент разговора, и где это потом видно. Пропущена любая часть - правило начинает толковаться.
Самый быстрый способ проверить черновик - выписать пожелания из старого документа и переписать каждое в правило. Числа ниже условные, их отдел подставляет сам после замера своей телефонии.
| Пожелание | Правило (пример) | Где проверить |
|---|---|---|
| «Клиент не должен долго ждать» | «Пропущенный входящий в рабочее время перезваниваем в течение 15 минут» | отчёт телефонии |
| «Внимательно выясняем потребность» | «До предложения менеджер задаёт не меньше двух вопросов о задаче клиента» | запись |
| «Держим клиента в курсе» | «Каждое обещание клиенту содержит дату или время» | запись |
| «Не давим на клиента» | «Скидку вне прайса называем только после согласования с РОПом» | запись |
| «Внимательно работаем с жалобами» | «Жалобу принимает тот, кто взял трубку; карточка в CRM заводится в день звонка» | CRM и запись |
| «Аккуратно ведём CRM» | «Итог разговора и следующий шаг с датой вносятся в карточку до конца рабочего дня» | CRM, сверка с записью |
Слова «вежливо», «внимательно», «оперативно», «качественно» почти всегда сигнал, что пункт придётся переписать. Два проверяющих поймут их по-разному, и спор о нарушении превратится в спор о вкусах. Рабочий критерий опирается на то, что можно услышать или найти: «назвал имя клиента и зафиксировал следующий шаг» проверяется, «был вежлив» - нет.
Готовое правило, прежде чем вписать его в документ, прогоняют через три вопроса.
- Что я увижу в записи, отчёте телефонии или CRM, если правило выполнено, и что - если нет?
- Поставят ли два проверяющих по одному звонку одинаковую оценку?
- Может ли менеджер выполнить правило при обычной загрузке, без героизма?
Третий вопрос при составлении забывают чаще остальных, хотя правило, которое физически не выполнить, нарушают все, и через месяц его перестают замечать вместе с соседними. Как превратить пункты стандарта в критерии оценки звонка и расставить им веса, разобрано в статье про чек-лист оценки звонка.
Какие сроки и обещания записать в стандарт обслуживания?
Сроки и обещания - разделы, по которым клиент судит о компании ещё до разговора, и именно в них чаще всего стоят пустые слова.
Сроки
В стандарт отдела продаж обычно попадают три срока: за сколько берут входящий звонок, за сколько перезванивают пропущенный и за сколько выходят на связь по заявке с сайта или из рекламы. Четвёртый пункт - что происходит в нерабочее время: кто перезванивает и до которого часа следующего дня.
Обязательных норм для отдела продаж нет, числа выбирают по своей телефонии. Порядок такой: выгрузить пропущенные и время перезвона за последний месяц, посмотреть, как отдел работает сейчас, и записать срок, который он выдержит в обычный день. Срок «как у лучших» при текущей загрузке даст только привычку его нарушать. Почему скорость первого контакта по заявке так сильно влияет на то, состоится ли разговор, разобрано в статье про скорость ответа на заявку. Как найти пропущенные в отчётах телефонии и посчитать, сколько из них так и не перезвонили, описано в материале про пропущенные звонки клиентов. Сколько гудков допустимо и как долго держать клиента на удержании, относится к этикету, в стандарте на это хватает отсылки.
Обещания и что будет при срыве
В приложении к ГОСТ Р ИСО 10001-2009 приведён пример правила-обещания: «Пицца, не доставленная горячей в течение 30 мин, будет бесплатной» (прил. А, табл. А.1). Пример бытовой, зато на нём хорошо видна конструкция: что обещано, в какой срок и что произойдёт, если обещание не выполнено.
Третью часть в стандартах отделов продаж часто пропускают. Между тем тот же ГОСТ говорит об установлении «четкой последовательности действий и процедур в случаях невыполнения обещаний» (прил. H), а в п. I.2 - об ответственности персонала, связанного с реализацией правил. Для отдела продаж это выглядит так (пример): «Если обещанный расчёт не отправлен в срок, менеджер сам звонит клиенту до конца того же дня и называет новый срок; если не дозвонился - сообщает РОПу». У каждого обещания должен быть ответственный, иначе при срыве его выполнять некому.
Запреты
Запреты - самый короткий раздел и один из самых полезных: нарушения в нём однозначные, их хорошо видно в записи. Что обычно сюда попадает:
- скидка или подарок, которых нет в прайсе, без согласования с РОПом;
- срок поставки или запуска, которого нет в договоре или в подтверждении склада;
- обещание результата («точно окупится», «через месяц продажи вырастут»);
- «перезвоню» и «пришлю» без даты и времени;
- перевод клиента словами «это не ко мне» без имени того, кто вопросом займётся.
Список удобно дополнять тем, что раздражает клиентов в телефонных разговорах. По другому опросу Новофона, тоже вендорскому (выборка в публикации не указана, поэтому цифры здесь как иллюстрация), навязчивый тон менеджера вызывает негативную реакцию у 54% участников, перебивания в ходе разговора - у 42%, а каждого четвёртого раздражают фразы вроде «это займёт всего минуту». Перебивания и стоп-фразы проверяются по записи, их можно вписать в запреты. Навязчивость правилом не сформулируешь, она остаётся предметом разбора с руководителем.
Как выглядит стандарт обслуживания по телефону: пример для отдела продаж
Ниже пример документа для отдела, который продаёт по входящим заявкам и перезванивает по открытым сделкам. Компания вымышленная, числа условные: подставьте свои после замера телефонии.
Стандарт обслуживания клиентов отдела продаж (пример)
1. Область. Стандарт действует для всех звонков отдела продаж: входящих, исходящих по заявкам и повторных по открытым сделкам. Распространяется на менеджеров и старшего менеджера отдела.
2. Наши обещания клиенту.
- По заявке с сайта в рабочее время перезваниваем в течение 15 минут.
- Цену и срок поставки называем в первом разговоре либо называем время, к которому пришлём расчёт.
- Если не выполнили обещанное в срок, сами звоним клиенту до конца того же дня и называем новый срок.
3. Доступность.
- Пропущенный входящий в рабочее время перезваниваем в течение 15 минут.
- Пропущенные после 19:00 и в выходные перезваниваем до 10:00 следующего рабочего дня.
4. Обязательные шаги разговора.
- До предложения задаём не меньше двух вопросов о задаче клиента.
- Перед расчётом пересказываем своими словами, что клиент хочет получить, и получаем подтверждение.
- В конце называем следующий шаг: что, кто и когда сделает, и получаем согласие клиента.
5. Запреты.
- Скидку вне прайса называем только после согласования с РОПом.
- Не обещаем срок, которого нет в договоре или в подтверждении склада.
- Не говорим «перезвоню» и «пришлю» без даты и времени.
6. Правила разговора (приветствие, удержание, перевод, завершение) - в приложении 1.
7. Жалоба. Жалобу принимает тот, кто взял трубку, и не отправляет клиента к другому сотруднику без имени и срока. Карточка жалобы в CRM заводится в день звонка, ответственный за ответ - РОП. Срок ответа клиенту - по регламенту работы с жалобами (приложение 2).
8. CRM. Итог разговора и следующий шаг с датой вносятся в карточку сделки до конца рабочего дня.
9. Проверка и пересмотр. Сроки проверяются еженедельно по отчёту телефонии и CRM, обязательные шаги и запреты - по записям звонков. Стандарт пересматривается раз в квартал, а также при смене продукта, цен, телефонии или CRM.
В примере нет ни слова про вежливость и ни одной готовой фразы для разговора. Фразы живут в скрипте и в приложении с правилами этикета, а в самом стандарте остаются только действия со сроками и место, где каждое из них видно.
Как ввести стандарт обслуживания в действие, чтобы он не остался в папке?
Стандарт, который разослали в общий чат, через месяц помнит только автор. Ввод в действие занимает две-три недели и проходит в пять шагов.
1. Утвердить как локальный акт и ознакомить под роспись. Статья 22 ТК РФ даёт работодателю право принимать локальные нормативные акты и требовать от работников исполнения трудовых обязанностей. Среди обязанностей работодателя там же названа обязанность «знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью». Без подписи об ознакомлении разговор о нарушении легко сводится к спору, знал ли сотрудник о правиле. Как оформить утверждение и что делать с новыми сотрудниками, подробно разобрано на примере должностной инструкции менеджера по продажам: порядок для стандарта тот же. Вопросы дисциплинарной ответственности лучше обсуждать с юристом, эта статья их не решает.
2. Показать стандарт на своих записях. Для каждого обязательного шага найдите в записях отдела один звонок, где он выполнен хорошо, и один, где пропущен. Пара записей, прослушанных на планёрке, объясняет правило нагляднее любого текста.
3. Запустить пилот на двух-трёх менеджерах. Две недели работы по стандарту покажут, какие сроки нереальны при текущей загрузке и какие правила менеджеры понимают иначе, чем автор. Правки вносятся до того, как стандарт распространят на весь отдел.
4. Откалибровать проверяющих. Если звонки проверяют несколько человек (РОП, старший менеджер, отдел контроля качества), они независимо оценивают одни и те же пять-десять записей и сравнивают результаты. Пункты, по которым оценки разошлись, переписывают.
5. Первый месяц разбирать нарушения без санкций. Задача первого месяца - выяснить, какие пункты нарушают все и почему. Если нарушение массовое, чаще всего плох сам пункт. Разбор с менеджером строится на конкретной записи и конкретном пункте, как вести такую встречу на тридцать минут, описано в статье про разбор звонков с менеджерами.
Как проверять соблюдение стандарта по телефонии, CRM и записям звонков?
Коротко: каждое правило проверяют там, где оно оставляет след: сроки - в телефонии и CRM, обязательные шаги и запреты - в записи звонка, итоговое впечатление клиента - в опросах и повторных обращениях. Тон и уместность реакции слушает человек.
ГОСТ Р ИСО 10001-2009 требует, чтобы организация «на регулярной и систематической основе» оценивала выполнение правил, и уточняет, что оценка «должна включать в себя верификацию и анализ достижения целей и обещаний» (п. 8.2). Для отдела продаж это означает расписание проверки и понятный источник для каждого типа правила.
| Тип правила | Источник проверки | Кто и как | Частота | Ошибка, которой избегать |
|---|---|---|---|---|
| Сроки ответа и перезвона | отчёт телефонии, время в CRM | автоматический отчёт | еженедельно | искать сроки в записи: пропущенного звонка в записи нет |
| Обязательные шаги | запись звонка | автоматическая разметка всех звонков или случайная выборка | постоянно | проверять только звонки с жалобами |
| Запреты | запись звонка | поиск фраз автоматикой, спорные случаи слушает человек | постоянно | ждать, пока клиент пожалуется сам |
| Тон и уместность | запись звонка | человек | на выборке | отдавать оценку тона целиком автоматике |
| Маршрут жалобы | CRM и запись | сверка: жалоба прозвучала в звонке, карточка в CRM есть | еженедельно | считать жалобы только по письмам |
| Обещания в целом | опрос клиентов, повторные обращения | CSI или NPS, повторный звонок по той же теме | ежемесячно | менять стандарт по одному громкому отзыву |
У ручной проверки слабое место в охвате: по сходящимся оценкам поставщиков речевой аналитики, вручную руководитель успевает прослушать 3-10% звонков, и выборка эта смещена: слушают жалобы, сорванные сделки и новичков. По такой выборке нельзя понять, как стандарт соблюдается в обычный рабочий день. Как сочетать ручную проверку и автоматический разбор, разобрано в карте контроля качества звонков менеджеров и ИИ.
Автоматическая разметка записей надёжно ловит наблюдаемое: был ли этап, прозвучал ли обязательный пункт, были ли паузы и перебивания, прозвучала ли запрещённая фраза. Хуже она справляется с тоном, иронией и вопросом, почему клиент ушёл.
Тайный покупатель полезен как дополнение: он показывает, как отдел встречает нового клиента, но несколько контрольных звонков в месяц не заменяют проверку реальных разговоров.
Чек-лист: как проверить запись звонка на соответствие стандарту
В списке одиннадцать пунктов. Правила этикета из приложения проверяются отдельно, по чек-листу телефонного этикета.
- Звонок взят или перезвонен в срок из стандарта (сверить с отчётом телефонии: в самой записи этого не видно).
- Запрос клиента прозвучал и был уточнён до предложения.
- Выполнены все обязательные шаги, записанные в стандарте для этого типа звонка.
- Менеджер пересказал задачу клиента своими словами и получил подтверждение.
- Не прозвучало ни одного запрещённого обещания: скидки вне прайса без согласования, срока вне договора, обещания результата.
- У каждого обещания клиенту есть срок и ответственный: «перезвоню завтра до 12:00» вместо «наберу».
- Если клиент жаловался, жалобу принял тот, кто взял трубку, и в CRM есть карточка.
- Разговор закончился следующим шагом с датой, и клиент его подтвердил.
- Итог в CRM совпадает с тем, что сказано в звонке.
- Обещанный перезвон или расчёт действительно случился в срок (сверить по телефонии или CRM через день).
- Нарушение отмечено с цитатой и минутой записи: это материал для разбора, штрафы по нему не считают.
Как понять, что стандарт работает, и когда его пересматривать?
Работу стандарта видно по нескольким числам, и все они считаются из тех же источников, что и проверка.
- Доля звонков, где выполнены все обязательные пункты. По этому числу судят об отделе в целом, считается оно по записям.
- Доля нарушений по каждому пункту. Показывает, какое правило не работает.
- Доля нарушений по каждому менеджеру. Показывает, кого учить.
- Доля пропущенных, перезвоненных в срок. Считается по телефонии без всякой прослушки.
- Повторные обращения по той же теме. Второй звонок по той же теме часто означает, что первое обещание не выполнили.
- Оценки клиентов (CSI, NPS) - как общий фон, по которому видно, совпадает ли выполнение стандарта с тем, что чувствует клиент.
Если нужен перечень направлений, по которым колл-центр оценивают с точки зрения клиента, его даёт ГОСТ Р 55540-2013. Целевые значения отдел всё равно выбирает сам.
Пересматривать стандарт стоит раз в квартал, а внепланово - после одного из таких событий:
- поменялись продукт, цены, условия поставки;
- поменялись телефония или CRM, и сроки стали считаться иначе;
- выросло число жалоб на одно и то же;
- пункт нарушают почти все менеджеры. Это сигнал переписать сам пункт: он нереалистичен или непонятен;
- пункт не нарушает никто несколько месяцев подряд. Возможно, он уже стал привычкой и из проверки его можно убрать, чтобы освободить место для новых.
Как проверять стандарт по всем звонкам отдела?
Ручная проверка упирается в охват, поэтому пункты стандарта, которые проверяются по записи, удобно отдать на автоматический разбор. M.I.L.O. подтягивает записи из CRM и телефонии (или вы загружаете их вручную), расшифровывает разговоры и прогоняет каждый по дереву оценки. Дерево настраивается под отдел: обязательные шаги и запреты из вашего стандарта становятся его критериями, и по каждому звонку видно, какие пункты выполнены и какие пропущены. Записи и персональные данные хранятся на серверах в России по 152-ФЗ.
Границы у такого разбора те же, что описаны выше. Сроки перезвона и дисциплина в CRM считаются по отчётам телефонии и CRM, тон и уместность реакции слушает руководитель, только уже прицельно: те звонки, где пункты стандарта не выполнены. M.I.L.O. разбирает записи звонков и загруженные вручную записи видеовстреч; переписку и чаты не анализирует.
С чего начать
- Разберите текущий документ. Пройдите каждый пункт тремя вопросами из раздела о формулировке. Пожелания перепишите в правила или вычеркните.
- Возьмите реальные сроки из телефонии. Выгрузка пропущенных и времени перезвона за месяц даст срок, который отдел выдерживает сейчас. От него и считается обещание.
- Выпишите, что менеджеры обещают клиентам. Десять-пятнадцать случайных записей покажут, какие сроки, скидки и условия звучат в разговорах. Это сырьё для разделов обещаний и запретов.
- Утвердите, ознакомьте, запустите пилот по шагам из раздела о вводе в действие.
Если хотите сразу увидеть, какие пункты стандарта соблюдаются в реальных разговорах, начните с бесплатного аудита до 60 минут записей звонков: прогоняем записи по дереву оценки и показываем, где и почему теряются клиенты.
Коротко о главном
- Стандарт обслуживания клиентов - документ с обещаниями клиенту и правилами-действиями на всём пути обращения: сроки, обязательные шаги, запреты, маршрут жалобы, фиксация в CRM. Скрипт и этикет в нём занимают по одному разделу.
- Обязательного ГОСТ на стандарт обслуживания нет. Метод берут из добровольных документов: ГОСТ Р ИСО 10001-2009 (как формулировать обещания), ГОСТ Р 55540-2013 и ISO 18295-1 (показатели и требования к контакт-центрам).
- Правило годится, если его выполнение видно в записи, телефонии или CRM и два проверяющих оценивают его одинаково.
- У каждого обещания есть срок, ответственный и порядок действий на случай срыва.
- Стандарт вводят как локальный акт с ознакомлением под роспись (ст. 22 ТК РФ), затем пилот, калибровка проверяющих и месяц разборов без санкций.
- Проверяют по трём источникам: телефония и CRM, записи звонков, отзывы клиентов. Пересматривают раз в квартал и при изменениях в продукте, телефонии или жалобах.
Источники
- ISO 18295-1:2017 «Customer contact centres - Part 1: Requirements for customer contact centres», каталог SIS (SS-EN ISO 18295-1:2017) - область применения: собственные и аутсорсинговые центры, входящие и исходящие - sis.se
- ComNews, «Контакт-центр "Ростелекома" подтвердил соответствие международному стандарту ISO 18295», 03.07.2024 - comnews.ru
- ГОСТ Р ИСО 10001-2009 «Менеджмент качества. Удовлетворенность потребителей. Рекомендации по правилам поведения для организаций», карточка стандарта - meganorm.ru; текст (п. 3.1, 6.1, 6.4, 8.2, прил. А, H, I) - meganorm.ru
- ГОСТ Р 55540-2013 «Качество услуги "Услуга центра обработки вызовов". Показатели качества», карточка стандарта - meganorm.ru
- Трудовой кодекс РФ, ст. 22 «Основные права и обязанности работодателя», КонсультантПлюс - consultant.ru
- Fred Reichheld, Bain & Company, «Prescription for cutting costs», 2001 - bain.com
- Retail.ru, «Опрос: каждый седьмой россиянин откажется от услуг компании без возможности позвонить» (опрос Новофона, 1 600 респондентов), 17.12.2025 - retail.ru
- New-Retail, «Исследование выявило главные раздражители в телефонных звонках компаний» (опрос Новофона), 17.08.2026 - new-retail.ru
Обязательного ГОСТ на стандарт обслуживания для бизнеса в России мы не нашли, российской версии ISO 18295 в открытых фондах стандартов тоже; содержание ISO 18295-1 сверено только по аннотации. Перечень показателей из ГОСТ Р 55540-2013 в статье не приводится: текст таблицы мы не видели. Оценка Bain относится к финансовым услугам и 2001 году, методика в публикации не раскрыта. Российские цифры о звонках - опросы вендора телефонии без раскрытой методики, во втором опросе не указана и выборка. Цифры кейса относятся к одной компании и на другие отделы не переносятся. ГОСТ Р ИСО 10001-2009 действует до 01.02.2027; после этой даты номера пунктов нужно сверить с редакцией 2026 года.

